С 1 сентября изменяется порядок внесения сведений об образовании в трудовую книжку

С 1 сентября 2013 года вступает в силу Федеральный закон от 29.12.12 № 273-ФЗ, который вводит новые наименования уровней образования. При заполнении трудовой книжки теперь необходимо указывать следующие виды образования:

основное общее образование (подтверждается аттестатом об основном общем образовании);
среднее общее образование (подтверждается аттестатом о среднем общем образовании);
среднее профессиональное образование (подтверждается дипломом о среднем профессиональном образовании);
высшее образование - бакалавриат (подтверждается дипломом бакалавра);
высшее образование - специалитет (подтверждается дипломом специалиста);
высшее образование - магистратура (подтверждается дипломом магистра);
высшее образование - подготовка кадров высшей квалификации (аспирантура, (адъюнктура), программы ординатуры, ассистентуры-стажировки) (подтверждается дипломом об окончании соответственно аспирантуры (адъюнктуры), ординатуры, ассистентуры-стажировки).

Таким образом, исключаются понятия "высшее профессиональное образование" и "начальное профессиональное образование", указанные в предыдущем Законе "Об образовании" № 3266-1 от 10 июля 1992 г., что нужно учесть в кадровом делопроизводстве при заполнении трудовых книжек.

Напоминаем, что в соответствии с п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69, в трудовую книжку вносятся записи об уровне образования. При этом такие записи осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома). Наименования и реквизиты данных документов в трудовой книжке при этом не указываются.

В данной статье мы дадим небольшие рекомендации по ведению трудовых книжек.

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

К нормативным актам, регламентирующим порядок ведения, заполнения и хранения трудовых книжек в кадровом делопроизводстве относятся:

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках" ;

Инструкция по заполнению трудовых книжек от 11 ноября 2003 года, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает трудовой стаж работника. Если у работника будет неправильно заполнена трудовая книжка, то это может отрицательно сказаться на его стаже при оформлении его пенсии, а также может привести к ответственности работодателя при проверках со стороны трудовой инспекции.

Поэтому ведение, учет, хранение трудовых книжек - это очень ответственный и важный участок в кадровом делопроизводстве. Вы можете передать данный участок работы нашим специалистам, обратившись в нам. Наши услуги по ведению первичной кадровой документации включают в себя весь необходимый комплекс по ведению и кадровому учету трудовых книжек.

Наиболее частными операциями при ведении трудовых книжек являются:

своевременное оформление трудовых книжек при приеме на работу;
регистрация в книге учета учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
внесение изменений во время работы;
оформление дубликатов трудовых книжек;
внесение записей и выдача трудовой книжки при увольнении.

Кроме того, записи, внесенные в трудовую книжку, повторяются в еще одном кадровом документе - личной карточке работника, что также производится нашими специалистами при оказании услуг по ведению кадрового делопроизводства.

Напоминаем, что в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

о работнике;
о выполняемой работе;
о переводах на другую постоянную работу;
о времени военной службы;
о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;
об увольнении;
о награждениях за успехи в работе.

Часто у работников меняется уровень образования, они получают новую профессию. Посмотрим, как отразить эти изменения в трудовой книжке:

новые сведения отражаются без зачеркивания ранее внесенной информации;
первоначальные данные об образовании и профессии, специальности дополняются новыми через запятую (п. 2.4 Инструкции).

Важно помнить, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности. Их хранят в несгораемом сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Организация должна вести специальные книги по учету трудовых книжек:

приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69);
книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69).

Листы к книгам должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя, а также скреплены сургучной печатью (п. 41 Правил N 225).

При ведении кадрового учета для наших клиентов, мы заполняем книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Хочется напомнить, что в отличии от большинства регистрационных книг и журналов, данная книга заполняется не в пределах календарного года, а до полного использования всех страниц. Срок хранения этой книги составляет 50 лет.

Давайте рассмотрим какая ответственность предусмотрена за неправильное ведение трудовых книжек. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»). При это могут возникнуть следующие виды ответственности:

1) Дисциплинарная ответственность. Дисциплинарное взыскание применяется к сотруднику, ответственному за ведение трудовых книжек. Это может быть замечание, выговор или увольнение (ст. 192 ТК РФ). Увольнение возможно по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание).

2) Материальная ответственность. Этот вид ответственности возникает у работодателя, если работник не получил свой заработок в результате (ст. 234 ТК РФ):

задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки;
внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения.

В этом случае, работнику возмещается заработок, не полученный за все время задержки.

3) Административная ответственность. За нарушение установленного порядка ведения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность, установленная статьей 5.27 КоАП РФ:

на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1000 до 5 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток:
дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет - за аналогичное административное правонарушение, если сотрудник уже подвергался административному наказанию.

При кадровом сопровождении, которое мы предоставляем нашим клиентам, наши специалисты подготавливают все кадровые документы, необходимые в соответствии с трудовым законодательством, вносят необходимые записи в трудовые книжки, а также оптимальным образом организуют кадровое делопроизводство.

Своевременно выявлять и исправлять допущенные ошибки в трудовых книжках сотрудников, правильно оформлять, вносить изменения, хранить трудовые книжки - все эти меры помогут избежать ответственности и внеплановой проверки со стороны инспекции по труду. Весь этот комплекс задач наша компания выполняет при оказании услуг по кадровому аутсорсингу, которые хотелось бы предложить и Вам.