ИП хотят обязать сдавать кадровые документы в архив

В настоящее время в Государственной Думе на рассмотрении находится законопроект № 534990-6 о внесении изменений в Федеральный закон "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" и статью 23 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации". Разработчики законопроекта предлагают ввести обязанность индивидуальных предпринимателей при ликвидации сдавать в архив кадровые документы сотрудников, которые у них работали. В настоящее время Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» установлено, что при ликвидации любой организации (в силу реорганизации или банкротства), документы по личному составу, должны передаваться в государственный или муниципальный архив. Для индивидуальных предпринимателей такая обязанность не предусмотрена, кроме обязанности обеспечивать сохранность архивных документов.

Рассматриваемый законопроект очень важен в точки зрения того, что поможет защитить пенсионные права будущих пенсионеров. Особенно это касается работающих во вредных и опасных условиях труда, в районах Крайнего Севера, поскольку при начислении досрочной пенсии за работу в таких условиях, важно иметь полные данные о стаже работы в таких условиях.

Также разработчики законопроекта предлагают обязать ИП при ликвидации предоставлять справку в ФНС о том, что кадровые документы сданы в архив. Если справка не будет предоставлена, то индивидуальный предприниматель получит отказ в ликвидации. Эти меры станут дополнительной гарантией работникам таких работодателей.

Зачем нужно сдавать документы в архив или вообще хранить кадровые документы? Ответ на этот вопрос очень прост. Если в трудовой книжке отсутствуют сведения о периодах работы или в случае ее потери кадровые документы: приказы о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек — могут понадобиться работнику для подтверждения его трудовой стаж документально. Иногда такие документы просто нужны даже для того, чтобы подтвердить сведения в трудовой книжке. Это может быть необходимо как при трудоустройстве к другому работодателю, так и при оформлении пенсии, особенно часто возникает такая необходимость при оформлении льготной пенсии. Поэтому любые лица, ИП или юридические лица, должны ответственно относиться к ведению кадрового делопроизводства по работающим у них сотрудниками и иметь все необходимые кадровые документы для подтверждения истории их работы.

Очень многие кадровые документы должны хранится 75 лет. Если за какой-то период времени в вашей компании кадровые документы отсутствуют или были неправильно оформлены, то необходимо восстановление кадрового делопроизводства. Наша компания предоставляет услугу по такому восстановлению кадровой документации, которая предполагает оформление и исправление кадровой документации за прошлые периоды.

Следует иметь ввиду, что одним из самых важных кадровых документов, который должен быть в любом архивном деле, является трудовой договор. Для составления трудового договора требуется хорошее знание трудового законодательства. Кроме того, необходимо учитывать особенности работы организации, характер работы сотрудников (разъездной, наличие вредных условий и др.). Все это необходимо учитывать в содержании трудового договора. Наши юристы разрабатывают трудовые договоры, выявляя все эти особенности, которые могут иметь место при работе Ваших сотрудников. Если режим работы вашего сотрудника отличается от общепринятого для других сотрудников, то это также должно найти отражение в трудовом договоре. В дополнительных соглашениях к трудовому договору должны отражаться все изменения, которые возникли в процессе трудовой деятельности сотрудников. Например, если вредные условия труда устанавливаются работнику не при приеме на работу, а по результатам специальной оценки условий труда, или изменилась должность, оклад сотрудника, то это все является предметом заключения дополнительного соглашения к трудовому договору.

Кадровое делопроизводство должны вести специалисты, знающие трудовое право и отслеживающие все изменения трудового законодательства. Наша компания специализируется на этом, поэтому, если Вам важно, чтобы делопроизводство в Вашей компании соответствовало законодательству и Ваши сотрудники всегда могли подтвердить свой стаж работы у Вас, а также Вы заинтересованы в оптимизации расходов по Вашей деятельности, то наши услуги по кадровому делопроизводству должны Вас заинтересовать. Свяжитесь с нашим специалистом и мы расскажем подробно Вам все детали оказания таких услуг и подготовим Вам на рассмотрение коммерческое предложение.