Срок хранения личных дел сотрудников сократят до 20 лет

В Госдуму внесен на рассмотрение проект федерального закона № 623267-6 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».

Разработчики законопроекта предлагают внести изменения в Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В законе появится новая статья 18.1. «Особенности хранения документов по личному составу». Согласно этой новой статье 75 лет в архивах будут хранится документы по личному составу созданные до 2003 года, а также документы по личному составу работников, имеющих право на досрочное назначение пенсии. В остальных случаях, срок хранения таких документов составит 20 лет.

В пояснительной записке к законопроекту поясняется, что срок хранения сокращается поскольку в настоящее время ведется информационная база индивидуального персонифицированного учета и Пенсионный фонд проводит расчет пенсии по электронным базам данным и документам его ведомственных архивов. Таким образом, уже не нужно хранить бумажные документы в других архивах.

Данная новость очень важна при ведении кадрового делопроизводства, поскольку срок хранения документов сотрудников оказывает большое влияние на построение системы хранения и ведения кадровой документации.

Хотим отметить, что к документации по личному составу относятся:

трудовой договор;
приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);
личные карточки сотрудников;
трудовые книжки;
табели учета рабочего времени;
графики отпусков и др.

Документация по личному составу является очень важной, так как отражает трудовую деятельность работника, служит подтверждением его трудового стажа, в случае судебного спора между работодателем и работником может предоставляться в суд. Именно документ может определить права и обязательства каждой из сторон трудовых отношений.

Документальное оформление кадровых процедур связано с оформлением большого количества первичных документов. Именно в оформлении таких документов складывается работа кадровых специалистов нашего Департамента, который полностью берет на себя весь функционал работы кадрового отдела.

Нужно помнить, что кадровые документы также важны, как и бухгалтерские. Отсутствие приказов по личному составу, локальных нормативных актов по трудовому праву могут привести к ошибкам в бухгалтерском и налоговом учете в части расчетов по оплате труда, выплат и компенсаций. Поэтому, если в вашей организации нет кадровика и Вы понимаете, что это вовсе не бухгалтерская работа для бухгалтера, поскольку нужно обладать именно юридическими знаниями, то Вы можете передать (частично или полностью) ведение кадрового учета в вашей организации в наш Департамент. Наши услуги по ведению кадрового делопроизводства включают в себя подготовку всего комплекса кадровых документов в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и других нормативных актов, разработку трудовых договоров, локальных нормативных актов по трудовому праву. Кроме того, Вы получаете квалифицированную юридическую поддержку в области трудового права.

Может быть Вам покажется простым понятие формирование личного дела. Однако, нужно понимать:

как оформить это дело, чтобы в нем всегда можно было найти то, что нужно;
личное дело должно содержать опись хранящихся в нем документов;
нужно определить перечень документов, которые будут храниться в личном деле, а не «забрасывать» туда все что нужно и не нужно.

Кроме того, наша организация оказывает услуги по постановке, восстановлению и ведению кадрового учета. Если у Вас возникла необходимость в таких услугах, обращайтесь к нашим специалистам, которые знают трудовое право и регулярно отслеживают изменения трудового законодательства.