Документооборот по служебным командировкам еще больше упростился

С 8 августа 2015 года вступает в силу Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 "О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки и признании утратившим силу подпункта "б" пункта 72 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 г. № 257".

В соответствии с новыми поправками работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя. В прежней редакции Положения письменное оформление не требовалось, достаточно было только решения работодателя.

Основные изменения коснулись пункта 7 Положения. Ранее, после того как уже были отменены командировочные удостоверения, фактический срок пребывания сотрудника в командировке определялся только на основании проездных документов, предоставляемых работником после командировки. В новой редакции пункта 7 Положения появились новые документы, которые работник может предоставить для подтверждения фактического срока пребывания в командировке:

• при отсутствии проездных документов фактический срок пребывания в командировке можно подтвердить документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок подтверждается квитанцией (талоном) или иным документом;
• при отсутствии проездных документов или документов по найму жилого помещения для подтверждения фактического срока пребывания работник может предоставить служебную записку и (или) иной документ, который содержит подтверждение принимающей стороны (организации или физического лица) о сроке прибытия (или убытия) работника.

Как видите, в новой редакции Положения увеличился список документов, которые могут подтвердить фактический срок пребывания сотрудника в командировке.

Что касается поездки в командировку на личном транспорте, то основные положения остались прежние: если работник едет в командировку на личном транспорте, то срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. По возвращении из командировки эту записку предоставляют одновременно с оправдательными документами (путевым листом, маршрутным листом, квитанцией и др.). В новой редакции Положения к личному транспорту работника добавлены служебный транспорт, а также транспорт, находящийся в собственности третьих лиц.

Кроме того, утратил силу пункт 8 Положения, определяющий порядок и формы учета командированных сотрудников. Теперь вести журналы учета работников, выбывающих и прибывших в организации больше не нужно. Напоминаем также, что ранее, с 8 января 2015 года, были отменены командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе.

В связи с данными изменениями процедура направления работников в служебные командировки значительно упростилась. Однако остались ряд кадровых и бухгалтерских документов, которые обязательны для оформления. От этих документов зависит возможность принятия к расходам затрат на командировки, порядок расчета заработной платы работников за период командировки и соблюдение требований законодательства по оформлению командирования сотрудников.

Следует также проверить соответствие текущему законодательству локального акта, определяющего порядок оформления служебных командировок в Вашей организации (например, Положение о служебных командировках), поскольку с ним должны быть ознакомлены все сотрудники, направляемые в командировки. Также сотрудники должны быть ознакомлены со всеми изменениями в это Положение.

При оказании услуг по ведению кадрового учета наши специалисты по кадровому делопроизводству осуществляют все необходимые операции по оформлению и внесению изменений в соответствующие документы по оформлению направления сотрудников в командировки:

• формирование для работодателя списков работников, которых в соответствии с законодательством запрещено направлять в командировки (даже при их согласии) и работников в отношении которых есть ограничения при направлении в командировку;
• подготовка уведомлений для отдельных категорий работников об их праве отказаться от командировки (женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, работников, имеющих детей-инвалидов, работников, осуществляющих уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением);
• издание приказа о направлении в служебную поездку;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• внесение изменений в Положение о служебных командировках при изменении трудового законодательства.

Еще раз отметим, что оформление служебных командировок важный участок кадрового учета, который затрагивает не только кадровый, но и бухгалтерский учет. Поэтому очень важно правильно своевременно и правильно оформлять все документы по направлению сотрудников в командировки. Специалисты нашего Департамента кадрового учета в рамках оказания услуг по кадровому аутсорсингу подготовят для Вас все обязательные документы по данному участку кадрового учета.