Изменяются сроки хранения документов по личному составу

Федеральным законом от 02.03.2016 N 43-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливаются сроки временного хранения архивных документов по личному составу. В Федеральном законе от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" появится новая статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу». Согласно данной статье документы по личному составу, созданные до 2003 года, должны храниться не менее 75 лет со дня создания, а документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года - не менее 50 лет со дня создания. Дата вступления данного документа в силу 12 марта 2016 года.

Документация по личному составу в кадровом учете представляет собой совокупность кадровых документов, которые формируются в процессе всей трудовой деятельности работника и регламентируют трудовые отношения работодателя и сотрудников. К таким кадровым документы в частности относятся:

трудовые договоры;
приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);
личные карточки сотрудников;
табели учета рабочего времени;
и др.

Документы по личному составу, оформляемые при ведении кадрового учета очень важны, так как они содержат данные о размере оплаты труда работников, предоставлении работникам положенных льгот, они служат основанием для подтверждения трудового стажа. Поэтому большинство таких документов имеют длительный или постоянный срок хранения и требуют от специалиста по кадровому делопроизводству четкого соблюдения правил по их оформлению, ведению и сохранностью.

При ведении кадрового учета важно обеспечивать правильное формирование и текущее хранение кадровых документов до передачи их в архив. В частности, приказы по личному составу должны формироваться в хронологическом порядке в соответствии с видами этих приказов, а трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним рекомендуется хранить в личных делах сотрудников. Документы личного дела сотрудников подлежат перечислению в описи во внутренней описи к каждому личному делу. Рекомендуется также вести различные журналы учета кадровых документов. Таким образом, есть определенный порядок хранения кадровой документации.

В наши услуги по кадровому делопроизводству включается не только оформление кадровой документации, но и обеспечение правильного хранения документов, а также их архивации для передачи в архив. Как правило, документы по работающим сотрудникам хранятся у нас в специально оборудованных для этого шкафах, а по уволенным — мы сшиваем и передаем для дальнейшей архивации.

Поскольку документация по личному составу достаточно обширная, так как она формируется в процессе всей трудовой деятельности работника, то ее оформление важно поручить специалистам по кадровому делопроизводству, которые обладают необходимыми знаниями требований трудового законодательства и нормативных документов по оформлению кадровой документации. Важно помнить, что нарушения в кадровом делопроизводстве приводят не только к штрафам, но и к трудовым спорам с работниками в суде. Важно помнить, что правильно организованное кадровое делопроизводство является одной из составляющих успешной работы организации в целом. Поэтому, если у Вас есть сотрудники, то специалисты нашего Департамент кадрового учета будут рады помочь Вам в организации и ведении кадрового делопроизводства.