Работники смогут ознакомиться с локальными нормативными актами кадрового учета, используя электронную подпись

На Федеральном портале проектов нормативных правовых актов с 9 марта по 1 апреля 2016 года проходит общественное обсуждение федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс (в части использования документов в электронной форме)», разработчиком которого является Минэкономразвития РФ. Целью данного законопроекта является оптимизация процедуры ознакомления работников с локальными нормативными актами в организациях, а именно использование электронной подписи для ознакомления работников с локальными актами.

Разработчики законопроекта указывают на то, что в больших компаниях получение личных подписей работников часто связано с нарушением сроков, установленных трудовым законодательством, что приводит к ознакомлению с документами «задним» числом. Согласно законопроекту использование электронной подписи возможно при соблюдении следующих условий:

• работодатель принимает локальный нормативный акт, устанавливающий порядок использования электронной подписи и случаи признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях;
• работник должен быть ознакомлен с вышеуказанным локальным нормативным актом про использование электронной подписи под личную роспись;
• работодатель должен принять организационно-технические меры для использования электронной подписи (установлен порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов, обеспечивается целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью).

В случае несогласия работника с порядком использования электронной подписи, установленным локальным нормативным актом, по письменному заявлению работника использование электронной подписи в трудовых отношениях с данным работником не применяется.

Также законом предусматривается что работники, получившие электронную подпись для подписания кадровых документов в кадровом учете, смогут ее использовать в дальнейшем при получении государственных услуг.

В настоящее время в статье 22 Трудового кодекса закреплена обязанность работодателей знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью, что является одной из важнейших процедур ведения кадрового делопроизводства. Исключение составляют дистанционные работники, для которых статьей 312.1 Трудового кодекса определено, что взаимодействие с работодателем по кадровой документации возможно путем обмена электронными документами с использованием электронной подписи.

При ведении кадрового учета локальные нормативные акты являются важными внутренними документами, которые прописывают нормы, действующие в конкретной организации и которые не должны противоречить действующему трудовому законодательству. Одной из услуг, которую оказывает наш Департамент кадрового учета, является разработка локальных нормативных актов по трудовому праву. К таким актам в частности относятся: правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании работников, положения о защите персональных данных работников и др. Мы разрабатываем как общепринятые внутренние локальные акты, которые должны быть в каждой организации при ведении кадрового делопроизводства, так и специальные нормативные акты, которые разрабатываются с учетом специфики работы Вашей организации. Наши специалисты по кадровому делопроизводству после изучения специфики работы и организации труда в Вашей организации составят перечень локальных нормативных актов кадрового учета, которые должны быть именно в Вашей компании, и подготовят их для Вас.

Поскольку обязанность ознакомления работников с локальными нормативными актами лежит на работодателе, порядок которого четко не определен, то у работодателей при ведении кадрового учета часто возникают вопросы по порядку и способам ознакомления работников с данными актами. В рамках оказания наших услуг по ведению кадрового учета мы предлагаем клиентам разные способы ознакомления работников с локальными актами. В частности, наши специалисты по кадровому делопроизводству подготавливают журнал регистрации ознакомления работников с локальными нормативными актами кадрового учета. Такой вариант ознакомления с локальными актами, исходя из нашей практики, оказывается наиболее удобным как для работников, так и работодателей. Однако возможны и другие варианты. При ведении кадрового учета нужно помнить, что с отдельными локальными актами (например, о разъездном характере работы работников) нужно знакомить только тех работников, которым необходимо знать положения данного документа для их работы.

Еще раз хотим обратить Ваше внимание, что при подготовке локальных нормативных актов кадрового учета важен индивидуальный подход, поскольку совершенно каждая организация имеет свои особенности и специфику деятельности. Поэтому шаблонные документы не рекомендуется использовать. Специалисты нашего Департамент кадрового учета разрабатывают акты с учетом опыта и знаний в этой области, что является важным, поскольку локальные акты являются одними из основных документов каждой организации. Данные документы разрабатывают, как правило, на очень длительный период деятельности организации, а затем в них только вносят изменения при изменении условий работы в организации или изменениях законодательства, влияющих на трудовые отношения с сотрудниками. Поэтому очень рекомендуем не обходить эту тему, а воспользоваться одной из услуг нашей компании - разработка локальных нормативных актов для кадрового учета.