Составляем график отпусков на 2017 год

При ведении кадрового учета ежегодной обязанностью работодателя является составление графика отпусков. Напоминаем, что график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года (ст. 123 Трудового кодекса). Таким образом, график отпусков на 2017 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2016 года.

Утверждению графика отпусков предшествует подготовительная работа специалиста по кадровому делопроизводству, который должен учесть при его составлении много важных моментов: определить по каждому работнику количество дней (включая неиспользованные отпуска), отследить, чтобы одна из частей отпуска не была меньше 14 дней (в случае деления отпуска), выявить категории работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время, на удлиненный отпуск, дополнительный оплачиваемый отпуск и др.

Давайте рассмотрим некоторые требования к составлению графика отпусков, прописанные в Трудовом кодексе, которые необходимо учитывать при ведении кадрового учета.

В кадровом учете в графике отпусков необходимо учитывать следующие отпуска:

• ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• дополнительные оплачиваемые отпуска (за ненормированный рабочий день, вредные условия труда и т.д.).

Общая продолжительность отпуска определяется путем суммирования основного и дополнительного оплачиваемого отпусков.

При планировании графика отпусков в кадровом делопроизводстве необходимо учитывать определенные категории работников, которым полагаются удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска:

• работники в возрасте до 18 лет - 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
• работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) - не менее 30 календарных дней (ст. 23 Закона N 181-ФЗ);
• педагогические работники — длительно отпуска определяется Правительством РФ (ст. 334 ТК РФ).

При ведении кадрового учета нужно помнить, что некоторым работникам отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы у работодателя:

• работникам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• работнику в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• совместителям одновременно с ежегодным отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ);
• работникам, отозванным из ежегодного оплачиваемого отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) и др.

Мы рассмотрели лишь часть требований, которые необходимо учитывать при составлении графика отпусков.

Обращаем ваше внимание, что наличие графика отпусков является обязательным при ведении кадрового делопроизводства и за его отсутствие работодатель может быть привлечен к административной ответственности согласно статьи 5.27 КоАП:

• на должностных лиц — штраф от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
• на юридических лиц — штраф от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Как видим, к составлению графика отпусков нужно отнестись очень ответственно. Наш Департамент кадрового учета предлагает свою услугу по ведению кадрового делопроизводства, которая включает в себя составления составление и ведение графика отпусков. Наши специалисты по кадровому делопроизводству могут взять на себя ведение участка отпусков, одного из самых трудоемких и ответственных в кадровом учете. Наши услуги по ведению кадрового учета участка отпусков включают оформление следующих кадровых документов:

• графика отпусков (ежегодное);
• листа ознакомления с графиком отпусков;
• уведомлений работников о времени начала отпуска;
• приказов о предоставлении отпуска работнику;
• внесение информации по отпускам в личные карточки работников;
• оформление переносов отпусков, отзывов из отпуска и др.;
• учет периодов, за которые предоставляются отпуска;
• учет и расчет остатков по отпускам и др.

При ведении кадрового учета отпусков обязательным является соблюдение сроков выплат отпускных, поэтому очень важно, чтобы кадровая документация по отпускам своевременно поступала в бухгалтерию. В своей работе мы тесно сотрудничаем с бухгалтерией и выстраиваем систему работы, которая позволяется своевременно получать бухгалтеру необходимую для расчет информацию и документы.

Предлагаем передать ведение кадрового учета специалистам нашего Департамента кадрового учета, которые имеют большой опыт работы в области кадрового учета.