Может ли кадровый учет вести секретарь или бухгалтер?

Часто так бывает, особенно на этапе раннего развития компании, что руководители поручают ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю, который аккуратно работает с документами и немного представляет, как оформить новых работников. В большинстве случаев такое случается, когда компании хотят сэкономить, не имеют возможности нанимать дополнительных работников или не уделяют должного внимания кадровому учету в силу того, что это не первоочередная задача.

Основываясь на статистике клиентов нашего Департамента, а также опыте наших кадровых специалистов, мы можем дать однозначный ответ на вопрос вопрос данной статьи – нет, такое решение будет ошибочным и за него придется нести дополнительные финансовые расходы. Давайте рассмотрим причины того, почему такого делать нельзя.

Почему не секретарь и не бухгалтер?

Чтобы дать ответ, мы позволим себе задать Вам несколько вопросов:

Ваш секретарь или бухгалтер имеет небольшой объем основной работы и может делать качественно дополнительную работу?
Рассматривается ли дополнительная работа сотрудниками в первую очередь?
Секретарь или бухгалтер имеют опыт работы в качестве кадрового специалиста?
Вы знакомились с внутренними нормативными актами по труду, в которых отражалась бы организация труда именно в Вашей организации или ИП? Проходили ли они утверждение?
Вы часто получаете четкий ответ на вопрос - как наиболее эффективно использовать норму трудового законодательства в Ваших интересах как работодателя?

Если на большинство этих вопросов Вы ответили «Нет», то ответ на вопрос «Почему не секретарь и не бухгалтер?» сразу становится очевидным.

А теперь ответьте на такие вопросы:

Вы хотите оформить трудовые отношения с Вашими работниками, соблюдая требования трудового законодательства?
Вы хотите быть защищенными перед работниками при трудовых спорах?
Вы хотите предотвратить ответственность за несоблюдение трудового законодательства?
Вы хотите показать Вашим работникам, что они ответственны по своим обязательствам?
Вы хотите избежать рисков возникновения ответственности за неправильное или неполное ведение кадрового делопроизводства перед контролирующими органами?

Если на большинство этих вопросов Вы ответили «Да», то мы рекомендуем нанять кадрового специалиста или обратиться в наш Департамент.

Неответственное отношение к кадровому учету: последствия

Если кадровому учету не будет уделяться должное внимание, и он будет вестись неквалифицированными специалистами, то наиболее ощутимыми и распространенными последствиями этого могут стать:

административная, гражданско-правовая, уголовная и иная ответственность, предусмотренная трудовым законодательством;
дополнительные финансовые расходы на восстановление кадровой документации;
расходы на судебные разбирательства при трудовых спорах;
другие виды расходов за нарушение трудового законодательства.

Все это может привести ущерб Вашему бизнесу и даже помещать его развитию. Стоит ли это того?

Если Вы все же решили оставить пока все как есть и не обращаетесь к профессиональным кадровым специалистам, то рекомендуем Вам в обязательном порядке проводить кадровый аудит, который выявит все неточности и позволит их устранить до прихода государственных органов. Делать такой аудит следует не реже, чем 1 раз в год.