С 1 июля 2018 года вступают в силу новые правила заверения документов

1 июля 2018 года вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст), взамен ранее действующего ГОСТ Р 6.30-2003. Напоминаем, что введение в действие нового ГОСТа было перенесено с1 июля 2017 года на 1 июля 2018 года.

Поскольку ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет правила оформления документов (бумажных и электронных), к которым относятся кадровые документы, то требования данного стандарта необходимо учитывать при ведении кадрового делопроизводства. С 1 июля 2018 года при заверении копий кадровых документов при ведении кадрового делопроизводства в соответствии с пунктом 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматриваются два варианта заверения в зависимости от того, куда готовится копия:

• отметка о заверении копии документа проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии;
• в случае предоставления копии документа в другую организацию отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год») и заверяется печатью организации.

Напоминаем, что действующий ранее ГОСТ Р 6. 30 - 2003 предусматривал только первый вариант отметки о заверении копии, без указания места хранения документа. Поэтому, с 1 июля 2018 года нужно учесть новые требования ГОСТ при ведении кадрового делопроизводства для выдаче копий кадровых документов, связанных с работой.

Напоминаем, что в обязанности работодателя при ведении кадрового учета входит выдача не позднее трех рабочих дней с момента обращения работника таких копий документов, связанных с работой, как:

• копий трудовой книжки или заверенной выписки из трудовой книжки (пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
• копий приказа о приеме на работу, переводах на другую работу, приказа об увольнении и др. (статья 62 Трудового кодекса).

Обращаем внимание, что копии документов выдаются работнику безвозмездно, что также необходимо знать и учитывать при ведении кадрового делопроизводства. При ведении кадрового учета чаще всего специалисты по кадровому делопроизводству заверяют копии трудовых книжек работников. При ведении кадрового делопроизводства необходимо учитывать, что новые правила заверения копий документов, которые вступают в силу с 1 июля 2018 года, распространяются и на трудовые книжки работников.

Наш Департамент кадрового учета предлагает свои услуги по кадровому аутсорсингу, которые включают в себя полное ведение кадрового делопроизводства, включая оформление копий документов, связанных с работой сотрудников. Обращайтесь в наш Департамент кадрового учета и наши специалисты по кадровому делопроизводству проконсультируют Вас по вопросам, касающимся ведения делопроизводства в соответствии с требованиями нового ГОСТ.