Правительство предлагает заменить трудовые книжки сведениями о трудовой деятельности

Правительство РФ внесло в Госдуму 3 проекта федеральных законов по вопросам формирования сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде.

Предлагаем рассмотреть внесенные законопроекты, поскольку они касаются ведения трудовых книжек, которые в настоящее время являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, и которые, в случае их принятия, необходимо будет учитывать в системе кадрового делопроизводства.

1. Проект федерального закона № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде), внесенный на рассмотрение 08.07.2019 года.

Законопроектом предлагается внести изменение в абзац третий части первой статьи 65 Трудового кодекса «Документы, предъявляемые при заключении трудового договора», дополнив его словами «и (или) сведений о трудовой деятельности». Таким образом, при заключении трудового договора, который заключается при ведении кадрового учета работник должен предоставить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

Законопроектом предлагается также дополнить Трудовой кодекс новой статьей 66.1, согласно которой сведения о трудовой деятельности - это основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (включая сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора). Данные сведения предоставляются работодателем в информационную систему Пенсионного фонда.

Проектом федерального закона также предусматриваются следующие поправки в Трудовой кодекс, которые касаются участка кадрового учета по ведению трудовых книжек:

• работодатели обязаны вести трудовые книжки на бумажном носителе на работников, которые до 1 января 2021 года подали работодателю письменное заявление об этом;
• работникам, которые до 1 января 2021 года не подали работодателю письменное заявление о ведении для них трудовых книжек в письменном виде, работодатель выдает трудовые книжки на руки и освобождается от ответственности за их хранение;
• работникам, впервые поступающим на работу с 1 января 2021 года, трудовая книжка не оформляется.

Планируемая дата вступления в силу данного проекта федерального закона - с 1 января 2021 года. Чтобы работодатели смогли подготовится к указанным изменениям трудового законодательства законопроектом предлагаются следующие мероприятия, которые должны проводиться работодателями в 2020 году при ведении кадрового учета:

• обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему Пенсионного фонда;
• уведомить работников в письменной форме об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием и ведением сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

2. Проект федерального закона № 748744-7 "О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", внесенный на рассмотрение 08.07.2019 года.

Законопроектом предусматривается обязанность работодателей с 1 января 2020 года предоставлять в информационную систему Пенсионного фонда сведения о трудовой деятельности:

• с 1 января 2020 года — ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным месяцем;
• с 1 января 2021 года – ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем, а в случаях приема на работу и увольнения работника, которые оформляются при ведении кадрового учета, - не позднее 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем издания приказа.

Формирование сведений о трудовой деятельности в форме электронного документооборота должно осуществляется с использованием программно-технических средств, применяемых работодателем, или с использованием электронного сервиса, предоставляемого безвозмездно Пенсионным фондом.

Следует обратить внимание, что важность своевременного оформления кадровых документов в связи с этим еще больше возрастет, поскольку сведения об этом теперь будут передаваться в Пенсионный фонд.

3. Проект федерального закона № 748758-7 «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений", внесенный на рассмотрение 08.07.2019 года

Законопроектом предлагается внести изменение в статью 5.27 КоАП, дополнив ее новой частью 1.1, предусматривающей административную ответственность за нарушение сроков представления сведений о трудовой деятельности в информационную систему Пенсионного фонда. Предлагается ввести за неоднократное нарушение сроков представления сведений о трудовой деятельности, либо неоднократное представление неполных или недостоверных сведений ответственность в виде предупреждения должностных лиц. Под неоднократным нарушением сроков представления сведений о трудовой деятельности понимается совершение указанных действий два и более раза в течении года.

Предложенный Правительством переход на электронный документооборот, связанный с передачей сведений о трудовой деятельности в информационную систему Пенсионного фонда, приведет к повышению значимости ведения кадрового делопроизводства, поскольку информация о трудовой деятельности включает в себя сведения о приеме, переводе на другую работу и об увольнении.

Наш Департамент кадрового учета предлагает свои услуги в области кадрового аутсорсинга. Наши услуги включают в себя полное ведение всех участков кадрового учета в соответствии с нормами трудового законодательства и в соответствии с спецификой деятельности организации. При оказании наших услуг по ведению кадрового делопроизводства мы обеспечиваем своевременное оформление и передачу кадровой документации, оформленной в соответствии с требованиями нормативных актов. В рамках оказания услуг по ведению кадрового учета мы информируем об изменениях трудового законодательства и при необходимости, вносим изменения в локальные нормативные акты кадрового учета и кадровые документы.